משרד רואה החשבון הדיגיטלי הראשון! כל מה שמייצג חייב לדעת כדי להצליח

רו"ח דרור בר משה 21.02.21

דרור בר משה – משרד רו"ח 100% דיגיטלי

אם עד היום חשבתם על משרד רואי חשבון כמשרד פיזי אליו מגיעים עם ניירות וקלסרים, הגיע הזמן לחשוב אחרת: המהפכה הטכנולוגית בשילוב אפקט הקורונה האיצו את המעבר למשרד דיגיטלי מלא.

משרד רו"ח דרור בר משה זיהה כבר בשנת 2017 את מהפכת המידע והטכנולוגיה וכבר אז פנה לעובדיו עם הצעה מפתה לוותר על ההגעה למשרד ולעבוד מהבית. זה היה החזון שהוביל את רו"ח דרור בר משה להשקעה בממשק דיגיטלי מתקדם והכשרת הצוות למשימה. רו"ח בר משה מתארח כאן לבשר על המהפכה – תם עידן הניירת במשרדי רואי החשבון.

רו"ח בר משה הפך את משרדו למשרד רואי החשבון הדיגיטלי הראשון בישראל ומעניק מגוון שירותים מתקדמים. כמשרד דיגיטלי הוא מצליח בקלות להקפיד על הנחיות הבריאות, לשמור על איכות הסביבה, לקדם מקצוענות ומקצועיות בתחומי הנהלת חשבונות אונליין והכל עם מערכת דיגיטלית לקליטת חשבוניות ועבודה בענן של FINBOT, ללא ניירות – ולמעשה ללא משרד. כך מתאפשרת כיום הנהלת חשבונות מקצועית, מבוקרת על ידי טובי אנשי המקצוע ומבוססת כולה על ממשק דיגיטלי באינטרנט, פשוטו כמשמעו.

מה החל אצלך את השינוי?

" כבר לפני יותר מ 10 שנים הבנתי שמשרד רו"ח קטן/בינוני צריך 3 מרכיבים כדי להצליח. עובדים נאמנים מקצועיים נבחרים בקפידה ומועסקים מזה שנים רבות במשרדי, גישה לידע קיבלתי באמצעות חברות מקצועית בקבוצת אליוט ישראל, פלטפורמה נהדרת של 30 משרדי רואי חשבון בפריסה ארצית ושותפות בינלאומית רחבת היקף. הפלטפורמה העניקה לי ידע מקצועי נוסף וקשרי עבודה רבים שמוכיחים את עצמם כל יום, והמרכיב השלישי ההתפתחות העצומה של הטכנולוגיה. ובעיקר הטכנולוגיה הייעודית שהוקמה לעזרת רואי החשבון , לאחר ששנים רבות נשענה על הון אנושי, מהפכת המידע הכללית והאינטרנט הפכו לכלי משמעותי לעבודה תוך שינוי גישה והבנה טובה יותר בחשיבות הטכנולוגיה, התאמתה והקמת ממשקים מתאימים המתקשרים לשירותי המידע של הרשויות המתאימות, בהם רשות המיסים וביטוח לאומי. "

כיצד השפיעה לדעתך המהפכה הטכנולוגית?

"לאחר ששנים רבות נשענו רק על הון אנושי, מהפכת המידע הכללית והאינטרנט הפכו לכלי משמעותי לעבודה וקידמו שינוי גישה והבנה טובה יותר של חשיבות הטכנולוגיה, וכך גם הממשק הישיר אל שירותי המידע של רשות המיסים, ביטוח לאומי ועוד"

כיצד הואץ התהליך?

"משבר הקורונה שפרץ בפתאומיות בחודש מרץ האחרון, השבתת המשק ומעבר לעבודה בתנאי סגר היה המאיץ, והוא מצא אותנו עם תשתית מלאה לעבודה מהבית מהיום הראשון ומענה מקיף ללקוחות המשרד, ללא כל פגיעה בתהליך העבודה. סיפקנו את השירותים הרגילים והוספנו שירותי סיוע ייחודיים לעסקים בשל המצב המורכב. לשמחתנו, הלקוחות שלנו הורגלו בשנים האחרונות לעבודה בממשק דיגיטלי ובזכותו אף נעזרו בנו יותר, ואנו יכולנו למצות ולהגיש עבורם את כל הדרוש בקלות"

והיכן צצו קשיים?

"הקושי היחיד היה להפנים שלא נגיע יותר למשרד. אנחנו צוות ותיק שהוא יותר ממשפחה. הצעירים שבצוות איתנו כ-17 שנים, לוותיקים ימלאו בקרוב 30 שנות עבודה, כל יום יחד, בצוותא ובאהבה. הריחוק החברתי שנכפה עלינו היה עבורנו עיקר המשבר, אך גם איתו אנו מתמודדים בהצלחה באמצעות מפגשים מקצועיים וחברתיים וגם טיולים משותפים"

ההיכרות עם רו"ח דרור בר משה

תוכנת FINBOT להנהלת חשבונות דיגיטלית היא הכלי המאפשר כיום למייצגים לעבוד בזמן שפקודות יומן אוטומטיות נרשמות ברקע. מבין מגוון המוצרים מבית חשבים, המשרתים עשרות אלפי בעלי מקצוע בעולם הפיננסי והמשפטי, פינבוט היא שיאו של פיתוח מתקדם. עבור דרור, המסע אל הנהלת חשבונות אונליין החל בחיפוש בו פתח לפני כמעט חמש שנים.

"סביב 2016 התחלתי לשמוע על 'מחשוב ענן' והחלטתי ללמוד על הנושא", אומר דרור. "חקרתי את תחום הנהלת החשבונות באינטרנט, נחשפתי לFINBOT, נפגשתי עם רו"ח ערן מלובני, מייסד FINBOT. FINBOT היא מערכת הנהלת חשבונות המשלבת אוטומציה, למידת מכונה ובינה מלאכותית והיא חברה אל חברת חשבים המובילה בעולמות הפיננסי והמשפט. חברת חשבים שהעניקה את הגב, הביטחון והיכולת לצאת לפיילוט ולהצטרף לשכלול המוצר. במקביל התמקצענו בעבודה בענן, ויתרנו על הסרבר במשרד ועברנו לעבודה באמצעות CLOUD247 יחד עם מערכת טלפונים בענן"

כיצד זה התנהל?

"כאחד הלקוחות הראשונים של FINBOT, צוות המשרד שלי השקיע זמן יקר מדי יום בשיתוף פעולה עם צוות הפיתוח של FINBOT, בפידבקים, ריג'קטים, זיהוי מוקשים ושיפור חווית משתמש, אספקטים מקצועיים שונים. הענקנו הרבה פידבקים והיינו עדים להשתכללות"

ובשורה התחתונה?

"FINBOT עשתה זאת, סריקת חשבוניות ומעבר ממסך לפקודת יומן אוטומטית הפכה מחזון לפעולה שכיום מבצע הלקוח דרך האפליקציה של פינבוט אצלו בנייד".

לאחר צירוף FINBOT אל חשבים הגענו למשרדו של דרור כדי ללמוד כיצד מיושמת הנהלת חשבונות אונליין. ניתן לומר שדרור הוא "Early Adopter" או "מאמץ מוקדם". מאמצים מוקדמים הם האנשים הראשונים לזהות פוטנציאל בטכנולוגיות פורצות דרך דוגמת הנהלת חשבונות באינטרנט.

השימוש שאתה עושה בטכנולוגיות מתקדמות שב ועולה בשיחתנו. כיצד זה התחיל?

"המהפכה הטכנולוגית של עולם המחשוב פגשה אותי כאיש קבע צעיר בחיל האוויר, בגיל בו הייתי צעיר מספיק כדי לא להיבהל מגאדג'טים ומבוגר מספיק כדי לברור מהם כלי עבודה יעילים"

ולמשל?

"בסביבתי הייתי מהראשונים שאימצו טלפון נייד, מחשב נייד, טאבלט. כבר בשנת 1985 הכנסתי את המחשב הראשון לעבודה במשרד והיינו בין הראשונים להשתמש בתוכנת הנה"ח ותוכנת שכר. אני סקרן וחש שחשוב לדעת על כל מה שניתן, גם אם לא את כל מה שניתן: רק דע שהטכנולוגיה קיימת ותוכל ללמוד עליה לכל עומק שתרצה"

כיצד זה התבטא בתהליך שעבר המשרד שלכם?

"לאורך השנים כל הזמן בדקנו יתרונות שמציעים מוצרי תוכנה וחומרה מתקדמים. בשלבים בהם עולם התוכנה קפא השקענו בחומרה, ולמשל שדרוג למערכת שרתים שהעניקה יציבות ויעילות. בשנת 2017 ויתרנו על מערכת השרתים ועברנו לענן. עם המעבר להנה"ח בענן הצבנו יעד – להפוך ב2021 למשרד remote – כולנו עוברים לעבוד מהבית או מכל מקום לנוחותנו"

קשה לדמיין מעסיק בעידן טרום הקורונה שדוחף את העובדים לעבוד מהבית. זהו שינוי עצום שעדיין מהדהד כעת. איך זה התקבל אז?

"העובדים עברו לעבוד מהבית בהתראה מיידית ועם לא מעט חששות, אך הזמן חלף והם למדו ליהנות מהיתרונות, פחות שעות מבוזבזות על הכבישים, ארוחה חמה ממתינה לילדים בבית, את העבודה אפשר לפצל לשעות הנוחות להם בבוקר או בערב וגם אנחנו כמעסיקים נהנים מהמצב החדש"

מה הקל על המעבר?

"כדי לאפשר לעובדים לבצע את המעבר דרוש קודם כל כלי טכני שיאפשר זאת. לאורך השנים הכנסתי לשימוש כלים טכנולוגיים מתקדמים רבים. לאחר שפינבוט הצטרף, השדרוג להנהלת חשבונות דיגיטלית התבקש מעצמו"

האם אין חשש מ'הרובוט המחליף את העובד ?כיצד מתקבלת מהפכה שכזו?

"תוכנה כמו FINBOT יכולה להחליף כמה משרות וטבעי שעובד יחוש בסכנה. מנסיוני, טכנולוגיה חדשה תיתקל בבעיות אם העובד יחשוש סכנה למעמדו, אך תתקבל בקלות אם ברור לעובד שהיא באה לסייע ולייעל, ולא מסכנת את משרתו. כמו אצלנו שהטכנולוגיה חיזקה את מעמד העובד.

כיצד זה התרחש?

"הטכנולוגיה מסייעת לנו בהתרחבות עסקית והעובדים נחוצים יותר מתמיד, כולל עובדים חדשים שקלטנו. לצוות שלנו היה ברור שאיש לא יפוטר. המשמעות של 'התייעלות' היא היכולת לקלוט לקוחות נוספים באותו היקף שעות. לדעתי קשה מאוד להטמיע טכנולוגיה חדשה ללא שיתוף פעולה אקטיבי מצד העובדים.

איך נראית התרחבות עסקית בתנאים אלו?

"דוגמא אחת היא שהטכנולוגיה מאפשרת לנו לקבל עובדים המתגוררים רחוק, אותם לא היינו יכולים להעסיק אחרת" וגם לקבל לקוחות מכל קצוות הארץ כי כבר אין צורך להגיע פיזית. יש לנו היום עובדים מנתניה ומקיבוץ עין חרוד , עובדים שלא היינו יכולים להעסיק ללא טכנולוגיה מתקדמת. מצד שני יש לנו לקוחות מהצפון – חד נס ומהדרום מדימונה ואילת וזה עובד נפלא.

והאם זה עבד?

"חד משמעית כן, לא ויתרנו על אף עובד. התייעלנו, והזמן שFINBOT חוסך על סריקת חשבוניות וניהול חשבוניות אפשר לנו להגדיל את מאגר הלקוחות ולהישאר באותו היקף של צוות"

איך מגדילים את מאגר הלקוחות בלי משרד ?בלי פגישה?

"בקלות! מהר מאוד התווסף ה ZOOM לארסנל שלנו, וכך עם כל הלקוחות החדשים שקיבלנו בחודשים האחרונים טרם נפגשנו פיזית וזה עובד פיקס. הלקוח מקבל הסבר קצר ודף הנחיות – אגב, אחד הלקוחות הגיב להסבר שלנו ב"בדיוק זה מה שחיפשתי!"

מהו הפרופיל של לקוח שמחפש הנה"ח דיגיטלית?

"אין פרופיל אחיד וזה מתאים לכולם. כך פשוט מוצגים הדברים עבור כל לקוח חדש. קלטנו לקוחות ללא רקע טכני וגם חברות מתחום ההייטק. בעיני זו נקודת מכירה ויתרון עצום לרואי החשבון בכל מגזר. לקוחות רוצים להתקדם והמשרד שלי מעניק להם הזדמנות להשתכלל באופן מיידי ולעבור לעבוד אונליין"

איך עוברים להנה"ח אונליין?

"הלקוח מקבל לינק או מוריד את מה שעבורו היא "האפליקציה של בר משה" עם קישור למערכת הענן וזהו, ללקוח נותר רק לצלם או לסרוק מסמכים ולשלוח אלינו. לקוחות הנה"ח כפולה בדרך כלל כבר מעבירים חומר במייל והוא נשמר בארכיב דיגיטלי במערכת הנה"ח"

האם "הרובוט שיסייע לנו במשרד" כבר כאן?

"בהרבה מאוד מובנים כן. פינבוט הוא רובוט המעבד בעצמו ממסך לפקודת יומן אוטומטית. החשבונית נסרקת ומתווספת ולנו נותר רק לערוך ביקורת לנתונים המוכנים".

כיצד מתבצעת הבקרה?

"מצאנו שהדרך היעילה ביותר היא לעבוד עם שני מסכים, חשבונית מול פקודה, וכך אנו עושים זאת."

כיצד תורמת הנהלת חשבונות בענן ללקוח?

"התרומה מקיפה ללקוח ולנו, טכנית ומהותית. הלקוח לא נדרש יותר לאסוף שקיות ולהגיע או לשלוח, הכל ממתין כבר במחשב. במישור המהותי ההשפעה עמוקה ונוגעת בעיני במקצוע ראיית החשבון כולו"

אנא הרחב.

"כרואה חשבון אני יכול לבזבז זמן על הפן הטכני – ניירות, חתימות, חותמות, סימונים, שקיות ומעטפות. ברגע זה ממש יושבים המוני מתמחים במשרדי רו"ח בישראל ומעבירים חודשים כאלה, בדומה לעידן הטרום ממוחשב. זה מבזבז זמן של צעירים מבריקים"

ומהו השינוי שיוצרת הנהלת חשבונות דיגיטלית עבורם?

"טכנולוגיה מתקדמת מאפשרת להתרכז במהות המקצוע ולא בעבודה טכנית. במקום לשבת בחדר הצילום, מתמחים יתלוו לרו"ח ותיק וילמדו על חשיבות תפקידם עבור העסק של הלקוח, יהפכו לאנשי מקצוע טובים יותר. היום רובם עדיין עושים עבודה של מחשב וסביר שהמתכונת הזו לא תשרוד זמן רב, היא חוטאת למהות המקצוע".

איך היית מגדיר את מהות מקצועו של רואה החשבון?

"כרו"ח אני רוצה לתרום ללקוח מהידע שצברתי ומהניסיון. המהות אינה בסיכום דו"ח והגשה למס הכנסה. היום כאשר התוכנה עובדת עבורי, אני פנוי יותר להפעיל את המוח והשכל שלי עבורו. עצה של רו"ח מנוסה יכולה לשנות כיוון עבור עסק, אך לטובת זאת אנו צריכים שרואה החשבון יהיה פנוי! זו המשמעות של מהפכה דיגיטלית אמיתית – לפנות את זמנו ואת שכלו של רואה החשבון"

האם FINBOT כמוצר מהווה בעיניך מודל עסקי חדש?

"משרד אונליין הוא מודל עסקי חדש. FINBOT הוא כלי המאפשר זאת"

מה השתנה עבורך כעת בתור משרד רו"ח אונליין?

"ראשית, כמות השיחות ירדה פלאים. כל רו"ח מכיר את הטלפונים בהם הלקוחות מבקשים לעיין בחשבונית מסוימת. האם זה אצלך על השולחן? בארכיב? האם זה בכלל הגיע אליך למשרד? ככה מתחיל חיפוש הדורש זמן יקר"

והיום?

"הטלפונים הללו נעלמו – הלקוח נכנס בעצמו לFINBOT וזה ממתין לו שם. אין סיבה יותר לטלפונים דחופים ושאלות כמו "כמה הרווחנו בחצי שנתי". ללקוח יש תשובה ביד, בנייד. קח לדוגמא את העיסוק בסליקה, שגוזל הרבה זמן. היום הוא מתבצע באופן עצמאי בפינבוט ואפילו ללא עלויות קבועות, הלקוח בוחר בעצמו וסולק"

"הנהלת חשבונות בענן" זה בעצם "הנהלת חשבונות ללא משרד", הלא כך?

"אכן. הנהלת חשבונות ללא ארגזים של ניירות צילום וערימות של דפי טיוטה שהולכים לזבל. יש פן אקולוגי מובהק, ללא עשרות חבילות טונרים למכונות הצילום ואלפי כוסות חד פעמיות. בנוסף, עובדים שאינם נוסעים לא שורפים דלק. כמעביד בחרתי לגלם להם רכיבים אלו בשכר"

והלקוח מגיע רק לחתום בסוף שנה?

"אין צורך להגיע, גם החתימות נעשות אונליין, הטפסים דיגיטליים ויש לנו תוכנה שמפרקת טפסי PDF ומחברת בין דוחות, נוח מאוד"

איך נראה סיכום שנת המס 2019 אצלכם?

"באופן דיגיטלי מלא. הלקוח שלי מקבל דו"ח לחתימה דיגיטלית ואני מדווח למס הכנסה בלחיצת כפתור. לשמחתנו גם רשות המיסים עברה מהפך טכנולוגי, הגשת הדוחות כמו גם התקשורת היומיומית מול פקידי השומה עברה שדרוג משמעותי שחוסך המון שעות עבודה"

נשמע שהשגת את ההתייעלות שרצית!

"ההתייעלות ניכרת בכל מישור, לרבות שכירות, חנייה והוצאות התפעול אשר הצטמצמו באופן דרסטי, וכאן לא מדובר על מאות שקלים של ציוד משרדי"

כיצד נראה היום בו פיניתם את המשרד?

"זה היה בחודש מרץ, רעייתי איריס ואני שהינו בטיול במקסיקו וקיבלתי טלפון. הצוות סיפר שהתקבלו הנחיות חדשות, סגר, בידוד – מה עושים?

ומה ענית ממקסיקו?

"עניתי שלא עושים כלום! הכל ממשיך כרגיל, עובדים מהלפטופ או המחשב והוריתי לעובדים לקחת מהמשרד את כל מה שהם צריכים"

זהו היום בו הפכתם למשרד 100% דיגיטלי מהראשונים בישראל, אם כך.

"אכן, ונשאר רק להפנים זאת. הפן הטכני פשוט ומגיעה מילה טובה לחשבים. כל רו"ח יכול כיום לפנות את המשרד ולעבור להנהלת חשבונות אונליין בתהליך מאוד מהיר"

איך נראו הימים הראשונים?

"בתחילה העובדים קיוו לשוב למשרד ולקחו רק את הלפטופ. אחר כך הילדים החלו ללמוד מרחוק והעובדים לקחו את המחשב האישי. לאט חלחלה ההבנה שלא נחזור והעובדים לקחו את הכיסא האורטופדי, את השולחן הנוח ואת כל הנחוץ"

מה לדעתך צופן העתיד?

"לי ברור שאין דרך חזרה מהנהלת חשבונות דיגיטלית, אנו לא נחזור לניירות. רמת השליטה שמעניקות מערכות דיגיטליות בכלל ופינבוט בפרט היא נהדרת וממשיכה להתפתח בימים אלו, בהם מציעה פינבוט גם הנהלת חשבונות כפולה מלאה המאפשרת לקלוט בנוחות לקוחות ענקיים"

מה מעכב כיום רו"ח מלעבור להנה"ח דיגיטלית?

"נדרש שינוי תפיסתי בקרב בעלי המקצוע וזה הזמן להפנים אותו. הקורונה מאיצה שינויים רבים וזהו אחד העיקריים"

אולי יש חשש מתגובת הלקוחות?

"להיפך, הלקוחות מתרגלים מהר מאוד לחיים נוחים ולזמינות מיידית ומלאה של המידע. לא רחוק היום בו זה יהפוך לסטנדרט. האימפקט על הפן המהותי של המקצוע יהיה עצום – רו"ח יקדמו ויפתחו את הלקוחות בזכות כישוריהם"

איך לדעתך ייראה המפץ הטכנולוגי הבא בתחום ראיית החשבון?

"כיום עדיין לא קיים מענה אוטומטי בדמות תוכנת ביקורת עמוקה, שתוכל לבקר דוחות כספיים באופן רב-רובדי ובשילוב מציאת והתאמת חשבוניות ספציפיות. FINBOT בדרך"

וכיצד ישתנה תפקידו של רואה החשבון?

"השינוי הגדול יגיע כשרו"ח יערוך ביקורת כללית ממבט על, ללא צורך בעיון ספציפי והשקעת זמן בעבודה טכנית. רואה החשבון יעסוק בהסתכלות רחבה על העסק של הלקוח והתהליכים המתרחשים בו לאורך זמן. מבט החושף לרואה החשבון את מהות החברה או הלקוח, התהליכים הפיננסיים שהיא עוברת"

דרור מוסיף,

"על רו"ח להשפיע על התייעלות הלקוח, על תכנון אופטימלי עבור העסק שלו. חלק מהפוטנציאל של הלקוח מצוי אצל רואה החשבון שלו. אני רואה ברו"ח כמנוע צמיחה פיננסי ללקוח, ולא בעיקר כמייצג בפני הרשויות"

תם עידן?

"כן, תם העידן האנלוגי לטובת התקדמות והשתכללות וגם בחיים האישיים"

כיצד השתנו החיים האישיים?

"ממצב של עבודה במשרד יחד עם אבי, בני ושאר משפחת המשרד, עברנו לפגישות מתוכננות בכפוף ללוח הזמנים שמתירים הכללים"

משרד בו עובדים שלושה דורות של רואי חשבון – סב, בן ונכד יחד – זה סיפור מיוחד בפני עצמו המעיד על יציבות והמשכיות לאורך זמן.

סיימנו את הראיון עם דרור בהבנה שהעתיד כבר כאן והוא מתרחש בענן, המשרד נמצא בכל מקום והלקוחות זוכים למענה מושלם. תוכנת פינבוט מאפשרת הנהלת חשבונות דיגיטלית מתקדמת, משרדי רואי חשבון ויועצי מס אונליין, מייצגים שלא חייבים לפגוש את הלקוחות ועבודה ללא מכונות צילום.

דרך העיניים של דרור מהפכות נראות קלות לביצוע וכל מה שצריך הוא החלטה והפנמה. כעת ברור שבקרוב כל שירותי הנהלת החשבונות יהיו דיגיטליים, ואם תהיתם כיצד זה מתבצע, דרור העניק לכם את כל התשובות. עבור הלקוחות שלכם היישום של פינבוט הוא מיידי ופשוט ואתם זוכים לליווי מלא של צוות חשבים.

מי שמקדים ומאמץ טכנולוגיה משוכללת בתחום חדש צובר יתרון עצום, וזהו התזמון המושלם עבור מייצגים המבקשים להעניק מקסימום שירות. "מאמצים מוקדמים" כמו רו"ח דרור בר משה חוזים את העתיד ומסמנים את הנתיב. לנו כדאי ללמוד מהניסיון שלהם ולהגיב בזריזות.

עם גב טכנולוגי רחב בעולם הפיננסים, פינבוט מזמינה אתכם להצטרף למהפכת הנהלת חשבונות דיגיטלית.